I. Giấy xác nhận quá trình công tác

1. Khái niệm

Giấy xác nhận công tác (hay “giấy xác nhận quá trình công tác”, “giấy xác nhận việc làm”) không được định nghĩa cụ thể trong một điều luật riêng, nhưng lại được quy định gián tiếp trong Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

“Người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu; chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động chi trả.”

Theo đó, giấy xác nhận công tác là một loại văn bản do người sử dụng lao động cấp cho người lao động khi đang làm việc hoặc sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, nhằm xác nhận thời gian, vị trí và quá trình làm việc của người đó tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu chứng minh quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp, được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính, hồ sơ xin việc hoặc hưởng chế độ bảo hiểm.

2. Nội dung bắt buộc trong giấy xác nhận quá trình công tác

Theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, giấy xác nhận cần có các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin người lao động: Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, mã số BHXH.
• Thời gian làm việc: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng.
• Chức danh, vị trí công tác và nhiệm vụ chính.
• Lý do chấm dứt hợp đồng: Hết hạn, thỏa thuận, đơn phương,…
• Xác nhận của doanh nghiệp: Chữ ký, họ tên, chức vụ người ký và con dấu (nếu có).
• Ghi chú (nếu có): Khen thưởng, kỷ luật hoặc đánh giá kết quả công việc.

Bên cạnh đó, nội dung xác nhận không được làm ảnh hưởng đến danh dự, nhân phẩm hoặc uy tín của người lao động căn cứ theo Điều 8 Bộ luật Lao động 2019.

3. Ý nghĩa pháp lý của giấy xác nhận quá trình công tác

Theo Điều 41 Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động bắt buộc phải cấp giấy xác nhận cho người lao động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.

Giấy này là căn cứ hợp pháp nhằm xác nhận quá trình làm việc, giúp người lao động hưởng chế độ bảo hiểm, trợ cấp thất nghiệp (Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP), và giúp người lao động chứng minh kinh nghiệm khi xin việc hoặc xét thâm niên, lương.

II. Hậu quả pháp lý khi không được cấp giấy xác nhận quá trình công tác

1. Đối với người lao động:

– Gặp khó khăn khi không đủ giấy tờ hoàn thiện hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp.

– Khó chứng minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội, ảnh hưởng đến quyền hưởng lương hưu.

– Gặp trở ngại khi xin việc mới do thiếu tài liệu xác nhận kinh nghiệm.

– Mất căn cứ bảo vệ quyền lợi trong tranh chấp về tiền lương, trợ cấp thôi việc.

– Không có chứng cứ xác nhận quá trình làm việc để bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.

2. Đối với người sử dụng lao động:

– Vi phạm nghĩa vụ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.

– Có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động theo Điều 11 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

– Bị ảnh hưởng uy tín, dễ bị khiếu nại, tố cáo.

III. Cách yêu cầu cấp hoặc cấp lại giấy xác nhận quá trình công tác

Bước 1: Gửi yêu cầu đến người sử dụng lao động

– Người lao động có quyền gửi đơn hoặc email yêu cầu người sử dụng lao động cấp giấy xác nhận trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi chấm dứt hợp đồng.

– Trong đơn nên nêu rõ: họ tên, thời gian làm việc, vị trí công tác và căn cứ pháp lý theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.

Bước 2: Nghĩa vụ của doanh nghiệp

– Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp bản sao tài liệu và giấy xác nhận theo yêu cầu

– Các chi phí sao chụp, gửi tài liệu liên quan do doanh nghiệp chi trả, người lao động không cần phải thanh toán.

Bước 3: Yêu cầu cấp lại (khi bị mất hoặc hư hỏng)

– Người lao động có thể đề nghị cấp lại bất cứ lúc nào, miễn là doanh nghiệp còn lưu trữ hồ sơ.

– Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hồ sơ lao động phải được lưu giữ ít nhất 10 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng.

Lưu ý: Trong trường hợp bị từ chối hoặc trì hoãn, người lao động có thể gửi văn bản đề nghị chính thức hoặc thư yêu cầu. Nếu cần thiết, người lao động cũng có thể gửi đơn khiếu nại đến cơ quan quản lý lao động hoặc khởi kiện tại tòa án.

IV. Cách khiếu nại khi bị từ chối cấp giấy xác nhận

Bước 1: Thu thập chứng cứ

Người lao động cần lưu giữ:

– Hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, bảng lương, biên bản bàn giao;

– Email hoặc văn bản yêu cầu cấp giấy xác nhận;

– Bằng chứng thể hiện doanh nghiệp đã từ chối hoặc không phản hồi.

Bước 2: Khiếu nại

– Người lao động gửi đơn khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động theo Điều 7 và Điều 9 Luật Khiếu nại 2011, thời hạn giải quyết là 30 ngày (tối đa 45 ngày nếu vụ việc phức tạp) theo Điều 28 Luật Khiếu nại 2011.

– Nếu không được giải quyết, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại lần hai đến Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Hội đồng trọng tài lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

– Tham gia hòa giải hoặc xử lý tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Khởi kiện tại Tòa án nhân dân

Trường hợp tranh chấp vẫn không thể giải quyết được, người lao động có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019. Tòa án có thể buộc doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ cấp giấy và bồi thường thiệt hại (nếu có).

CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN

Đồng hành pháp lý – Chuyên sâu, hiệu quả, tín thác