Hợp đồng dân sự: Ký rồi mới đọc kỹ là rủi ro thường gặp

Một hợp đồng không chỉ cần chữ ký, mà còn cần được xem xét ở quá trình giao kết, nội dung thỏa thuận, thẩm quyền ký, hình thức, chứng cứ và việc thực hiện sau đó.

Bài viết mang quan điểm khách quan, chia sẻ chuyên môn từ thực tiễn tư vấn tại HT Legal VN.

1. Tình huống thực tế

Trong thực tế, nhiều cá nhân và doanh nghiệp chỉ bắt đầu đọc kỹ hợp đồng khi đã phát sinh tranh chấp.

Khi giao dịch thuận lợi, các bên thường tin vào quan hệ, thiện chí hoặc lời nói. Nhưng khi có vi phạm, chậm thanh toán, giao hàng không đúng, dịch vụ không đạt yêu cầu hoặc một bên muốn chấm dứt hợp đồng, từng điều khoản trong hợp đồng sẽ trở thành căn cứ quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Các câu hỏi thường gặp gồm:

• Hợp đồng đã được giao kết hợp pháp chưa?
• Ai là người có thẩm quyền ký?
• Hợp đồng có cần lập bằng văn bản, công chứng, chứng thực hoặc đăng ký không?
• Thời điểm hợp đồng có hiệu lực là khi nào?
• Phụ lục hợp đồng có giá trị không?
• Sự im lặng có được xem là đồng ý không?
• Điều khoản bất lợi trong hợp đồng theo mẫu có hiệu lực không?

2. Căn cứ pháp lý liên quan

Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”

Như vậy, hợp đồng là nền tảng làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên. Không phải cứ có văn bản mang tên “hợp đồng” là đã an toàn; điều quan trọng là thỏa thuận đó có rõ ràng, hợp pháp, đúng thẩm quyền, đúng hình thức bắt buộc nếu pháp luật có quy định và có thể thực hiện được hay không.

Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:

“Đối tượng của hợp đồng; số lượng, chất lượng; giá, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phương thức giải quyết tranh chấp.”

Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác.”

Cũng theo Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015:

“Từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với nhau theo cam kết.”

Những quy định này cho thấy, hợp đồng không chỉ là giấy tờ ghi nhận sự đồng ý của các bên, mà còn là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và hệ quả pháp lý nếu có vi phạm.

3. Phân tích pháp lý

3.1. Hợp đồng là thỏa thuận, nhưng thỏa thuận phải rõ

Một hợp đồng tốt không chỉ ghi nhận ý chí của các bên, mà còn phải đủ rõ để thực hiện và đủ rõ để giải quyết khi có tranh chấp.

Các điều khoản thường dễ phát sinh rủi ro gồm:

• đối tượng hợp đồng mô tả không cụ thể;
• giá và phương thức thanh toán không rõ;
• thời hạn giao hàng hoặc hoàn thành công việc không xác định;
• không có quy định hoặc quy định chưa rõ về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại;
• không ghi rõ phương thức hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp;
• không quy định cách xử lý khi một bên vi phạm.

Khi điều khoản không rõ, việc giải thích hợp đồng có thể phải căn cứ vào ngôn từ, ý chí của các bên, mục đích giao kết, quá trình xác lập và thực hiện hợp đồng. Điều này làm tăng rủi ro chứng minh nếu hồ sơ, chứng cứ không được lưu giữ đầy đủ.

3.2. Sự im lặng không phải lúc nào cũng là đồng ý

Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên.”

Quy định này rất thực tế. Trong nhiều giao dịch, một bên gửi báo giá, đề xuất, dự thảo hợp đồng hoặc điều chỉnh điều khoản, sau đó cho rằng bên kia không phản đối nghĩa là đã đồng ý. Cách hiểu này có thể không phù hợp nếu giữa các bên không có thỏa thuận hoặc thói quen giao dịch rõ ràng.

Do đó, với các nội dung quan trọng, cá nhân và doanh nghiệp nên có xác nhận bằng văn bản, email, chữ ký số, thông điệp dữ liệu hoặc hình thức chấp nhận rõ ràng khác.

3.3. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực nhưng không nên xem nhẹ

Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.”

Trong thực tế, nhiều bên ký phụ lục để điều chỉnh giá, tiến độ, hạng mục công việc, thời hạn thanh toán hoặc trách nhiệm phát sinh. Nếu phụ lục được lập không chặt chẽ, có thể làm phát sinh tranh cãi về việc điều khoản cũ còn hiệu lực hay đã được sửa đổi.

Vì vậy, khi ký phụ lục, cần ghi rõ:

• phụ lục sửa đổi điều khoản nào;
• nội dung nào của hợp đồng chính vẫn giữ nguyên;
• thời điểm phụ lục có hiệu lực;
• phụ lục có phải là bộ phận không tách rời của hợp đồng hay không;
• người ký phụ lục có đúng thẩm quyền không.

3.4. Hợp đồng theo mẫu không đồng nghĩa bên soạn được quyền áp đặt mọi điều khoản

Điều 405 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Hợp đồng theo mẫu là hợp đồng gồm những điều khoản do một bên đưa ra theo mẫu để bên kia trả lời trong một thời gian hợp lý.”

Quy định này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ, mua bán hàng hóa, thương mại điện tử hoặc các giao dịch mà một bên sử dụng mẫu hợp đồng có sẵn.

Đáng lưu ý, trường hợp hợp đồng theo mẫu có điều khoản không rõ ràng, bên đưa ra hợp đồng theo mẫu có thể phải chịu bất lợi khi giải thích điều khoản đó. Ngoài ra, nếu hợp đồng theo mẫu có điều khoản miễn trách nhiệm của bên đưa ra mẫu, tăng trách nhiệm hoặc loại bỏ quyền lợi chính đáng của bên kia thì điều khoản này có thể không có hiệu lực theo quy định pháp luật, trừ trường hợp có thỏa thuận khác phù hợp pháp luật.

3.5. Hình thức hợp đồng cần được kiểm tra theo từng loại giao dịch

Không phải mọi hợp đồng đều chỉ cần các bên thống nhất nội dung là đã đủ an toàn về mặt pháp lý. Tùy từng loại giao dịch, pháp luật có thể yêu cầu hợp đồng phải được lập bằng văn bản, công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành.

Ví dụ, một số giao dịch liên quan đến bất động sản, quyền sử dụng đất, tài sản bảo đảm, chuyển nhượng vốn, tín dụng, lao động hoặc giao dịch có yếu tố chuyên ngành có thể cần kiểm tra thêm quy định pháp luật liên quan.

Vì vậy, trước khi ký, không chỉ cần đọc nội dung hợp đồng mà còn cần kiểm tra hình thức, thẩm quyền ký và điều kiện có hiệu lực theo từng loại giao dịch cụ thể.

4. Case thực tiễn

Một doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với đối tác. Hợp đồng chỉ ghi “thanh toán sau khi hoàn thành công việc” nhưng không mô tả rõ tiêu chí hoàn thành, không có biên bản nghiệm thu, không quy định thời hạn phản hồi sau khi nhận kết quả.

Khi bên cung cấp dịch vụ yêu cầu thanh toán, bên sử dụng dịch vụ cho rằng công việc chưa đạt yêu cầu. Tranh chấp phát sinh không chỉ nằm ở việc có làm hay không, mà nằm ở việc:

• hợp đồng không mô tả rõ đầu ra;
• không có tiêu chí nghiệm thu;
• không có quy trình xác nhận hoàn thành;
• không lưu đủ chứng cứ trao đổi trong quá trình thực hiện;
• không xác định rõ khi nào nghĩa vụ thanh toán phát sinh.

Đây là dạng rủi ro phổ biến trong hợp đồng dân sự và thương mại. Nếu hợp đồng có điều khoản nghiệm thu, thời hạn phản hồi, tiêu chí đánh giá kết quả và cơ chế xử lý khi không đạt yêu cầu, các bên sẽ có căn cứ rõ hơn để thương lượng hoặc giải quyết tranh chấp.

5. Checklist trước khi ký hợp đồng

Trước khi ký hợp đồng, cá nhân và doanh nghiệp nên kiểm tra:

1. Chủ thể ký hợp đồng có đúng thẩm quyền không?
2. Hợp đồng có cần lập bằng văn bản, công chứng, chứng thực hoặc đăng ký không?
3. Đối tượng hợp đồng có được mô tả rõ không?
4. Giá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán có cụ thể không?
5. Quyền và nghĩa vụ của từng bên có cân bằng và rõ ràng không?
6. Có quy định về vi phạm, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại không?
7. Có cơ chế nghiệm thu, bàn giao, xác nhận hoàn thành không?
8. Có điều khoản về sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng không?
9. Có điều khoản giải quyết tranh chấp không?
10. Phụ lục, báo giá, biên bản, email, thông điệp dữ liệu có được xác định là một phần của hợp đồng không?
11. Có cần luật sư rà soát trước khi ký không?

6. Khuyến nghị thực tiễn

Không nên xem hợp đồng là thủ tục hình thức. Hợp đồng là công cụ quản trị rủi ro.

Đối với giao dịch có giá trị lớn, thời gian thực hiện dài, nhiều bên tham gia, có yếu tố tài sản bảo đảm hoặc chịu sự điều chỉnh của luật chuyên ngành, nên rà soát hợp đồng trước khi ký. Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện điều khoản bất lợi, thiếu chứng cứ, thiếu cơ chế xử lý vi phạm, hình thức chưa phù hợp hoặc thẩm quyền ký chưa rõ.

Một hợp đồng rõ ràng không bảo đảm rằng sẽ không có tranh chấp, nhưng sẽ giúp các bên có cơ sở tốt hơn để thương lượng, xử lý vi phạm hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp nếu tranh chấp xảy ra.

Kết luận

Ký hợp đồng là bước khởi đầu của quan hệ pháp lý, không phải là điểm kết thúc của rủi ro. Rủi ro thường nằm ở những điều khoản tưởng nhỏ: thẩm quyền ký, hình thức hợp đồng, thời hạn, nghiệm thu, thanh toán, phạt vi phạm, phụ lục và chứng cứ thực hiện.

Đọc kỹ, hiểu đúng và rà soát trước khi ký là cách phòng ngừa rủi ro hiệu quả hơn nhiều so với xử lý khi tranh chấp đã phát sinh.

Nội dung chỉ nhằm chia sẻ kiến thức và góc nhìn pháp lý chung, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng vụ việc cụ thể. Việc áp dụng pháp luật cần căn cứ vào hồ sơ, tài liệu, chứng cứ và tình tiết thực tế của từng trường hợp.