Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số không?

Ngày nay, chữ ký số đã trở thành một công cụ phổ biến và được sử dụng rộng rãi bởi nhiều cá nhân, tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp. Việc sử dụng chữ ký số giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức thay vì phải dùng chữ ký giấy. Tuy nhiên, một số khách hàng mới sử dụng chữ ký số hay doanh nghiệp mới thành lập đang đối mặt với nỗi băn khoăn về tính bắt buộc của việc sử dụng chữ ký số. 

Vậy có phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải có chữ ký số không? Trong phạm vi bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH HT Legal VN xin giải đáp thắc mắc của bạn đọc cũng như Quý khách hàng các quy định liên quan đến vấn đề “Doanh nghiệp có bắt buộc mua chữ ký số không”. 

I – Cơ sở pháp lý 

Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi, bổ sung 2022) 

Luật quản lý thuế năm 2019

Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Quyết định số 838/QĐ-BHXH ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp quy định

Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ban hành hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành bảo hiểm xã hội.

II – Nội dung 

1. Khái niệm chữ ký số 

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một loại chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của cơ quan, doanh nghiệp, khi được pháp luật thừa nhận, chữ ký này được thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. 

2. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số. 

Thứ nhất, chữ ký số giúp nâng cao hiệu quả và tính bảo mật cho giao dịch điện tử

Chữ ký số giúp xác thực danh tính của doanh nghiệp trong các giao dịch trực tuyến, cung cấp một cơ chế bảo mật mạnh mẽ bằng cách mã hóa dữ liệu, ngăn chặn sự truy cập trái phép và sửa đổi dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật và ràng buộc pháp lý cho các hợp đồng, hóa đơn điện tử…

Thứ hai, chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật và nhu cầu của thực tiễn 

Một số lĩnh vực như thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội… yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến.Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật, tránh các rủi ro vi phạm.

Trên thực tế, khi thực hiện các giao dịch từ xa, chữ ký số đem đến sự tiện lợi và linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí so với phương thức ký tay truyền thống. 

Thứ ba, chữ ký số giúp tăng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Ngày nay, đứng trước sự phát triển của công nghệ, kỹ thuật, đa số khách hàng ưa chuộng hình thức làm việc trực tuyến, việc sử dụng chữ ký số thể hiện sự chuyên nghiệp, năng động và minh bạch của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Từ đó, nhờ có chữ ký số, doanh nghiệp có được niềm tin của khách hàng và đối tác khi hợp tác trong công việc. 

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số theo pháp luật Việt Nam không? 

Căn cứ theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2022) quy định: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Như vậy, theo pháp luật Việt Nam, việc mua chữ ký số là quyền của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải mua chữ ký số. 

Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, có những loại thủ tục, giao dịch điện tử mà pháp luật Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động:

– Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì khi doanh nghiệp mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà có dùng hóa đơn điện tử tức là dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

– Theo khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 quy định về trách nhiệm của người nộp thuế, theo đó, người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin, phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.  

– Theo Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp quy định thì tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Và theo điểm b khoản 2 Điều 7 Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ban hành hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành bảo hiểm xã hội quy định thì việc sử dụng chứng từ điện tử phải có đầy đủ chữ ký số theo chức danh quy định trên chứng từ. 

Như vậy, chữ ký số không bắt buộc trong tất cả các thủ tục, giao dịch điện tử, pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải có chữ ký số. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên mua chữ ký số để linh hoạt trong một số thủ tục hành chính cần thực hiện trên môi trường trực tuyến. 

Trên đây là nội dung chia sẻ pháp lý của Công ty Luật TNHH HT Legal VN về vấn đề: DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI MUA CHỮ KÝ SỐ KHÔNG? Nếu quý độc giả còn thắc mắc hoặc cần liên hệ hỗ trợ thì có thể liên hệ đến Công ty Luật TNHH HT Legal VN:

Luật sư Nguyễn Thanh Trung hoặc CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN

VP1: Số 12 Hẻm 602/37 Điện Biên Phủ, P.22, quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh (Bên cạnh UBND phường 22)

VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh 

VP3: Số 5 Ngách 252/115, Phố Tây Sơn, P. Trung Liệt, quận Đống Đa, Tp. Hà Nội

Email: info@htlegalvn.com              Hotline: 09 6161 4040 – 09 4517 4040